Как провести успешное коммерческое мероприятие

Людям всегда требовалось хлеба и зрелищ, а уж в теплое время года (которое уже вот-вот, надеемся, наступит) и подавно все привыкли развлекаться без конца. Так почему бы нам на этом немного не подзаработать?

Идеология и деньги

Прежде всего стоит определиться с целевой аудиторией и концепцией мероприятия. Надо понять: зачем вы хотите провести своё мероприятие? В чем будет ваша изюминка? Что именно привлечет людей? Сейчас сложно завлечь людей на обычную музыкальную вечеринку, интересом пользуются интерактивные шоу и тематические программы. От этого будет зависеть не только качество и количество аудитории, но и выбор оформления, ведущего, артистов, что в итоге приведет к финансовому вопросу.

Кстати об артистах. Посидите на форумах, поспрашивайте знакомых, почитайте отзывы прежде чем выбрать того или иного ведущего, артиста, музыканта, диджея, фотографа или видеографа на ваше мероприятие.

Определились с идеей? Теперь надо найти себе единомышленников. Если это ваш дебют, то лучше взять себе только одного напарника. Так вы не будете сильно загружены работой, но и сосредоточенность не пропадет. К тому же вы сможете вникнуть во все процессы подготовки мероприятия, что вряд ли получится, если команда организаторов будет от трех человек.

Дальше переходим уже к созданию плана мероприятия: что и когда происходит. Во сколько вы приезжаете на площадку и начинаете готовиться, что именно вы подготавливаете, во сколько приезжает ведущий и артисты, какова программа мероприятия и прочее. Вам будет легче сориентироваться во время самого действа и написания бизнес-плана. Поставьте себя на место отдыхающего: чтобы вы хотели поесть и выпить, где отдохнуть, где посидеть. Напишите все потребности на листе бумаги, а рядом - как решить эту проблему.

Кстати о бизнес-плане, самое важное - просчитать все финансовые вложения. Стоит просчитать как расходы так и предполагаемую прибыль. При расчете расходов не забудьте про оплату аренды, охраны, покупку продуктов и расходных материалов, зарплату ведущему, диджею, персоналу и прочее. Прибыль у вас пойдет не только с продажи билетов, но и напитков, еды и всего прочего интерактивно-платного, что вы сможете придумать. А теперь посчитайте покрывают ли ваши предполагаемые доходы ваши предполагаемые расходы и ответьте на вопрос: стоит ли вообще ввязываться в это дело? Запомните, что вы определенно точно потратите больше времени, денег и сил, чем планируете. Но вот вам небольшой совет: многих растрат можно избежать, если привлечь хороших коммерческих (и не только) партнеров.

Закон и порядок

При выборе места помните, что вам надо разместить там определенное количество людей, сцену, танцпол, место отдых, автопарковку… Правда, найти площадку это ещё полбеды, надо согласовать её аренду с администрацией города (если это муниципальная собственность) или с её владельцем. Последнее, конечно, проще, а вот с муниципалитетом придется повозиться. Чтобы само мероприятие прошло без заминок и никто не приехал в разгар празднества разгонять толпу, у администрации города надо получить письменное разрешение. Для этого в орган местного самоуправления надо подать уведомление о проведении мероприятия не позднее чем за 10-15 дней до его начала. В уведомлении надо указать даты и время начала и окончания, место проведения, а так же цель и форму мероприятия. Разрешение, которое вы получите у администрации (если получите), потом поможет быстрее договориться с пожарной службой, полицией и скорой помощью, которые должны обязательно присутствовать на мероприятии. Вообще, неплохо было бы прочитать Федеральный закон "Об обеспечении правопорядка и общественной безопасности при проведении массовых мероприятий в Российской Федерации", чтобы не получить штраф и не упасть в грязь лицом.

Если вы собираетесь продавать еду и напитки, то вам нужен человек (лучше юридическое лицо), имеющий лицензию на это.

Техническое обеспечение

К этому пункту тоже надо подойти с максимальной ответственностью. У вас есть два варианта: арендовать оборудование или купить его. В первом варианте вам не придется самим заниматься техническими вопросами. Можно просто пригласить компанию, которая обеспечит вас светом, звуком и спецэффектами. При втором варианте выйдет более финансово накладно, но, если вы собираетесь заниматься организацией мероприятий постоянно, то лучше купить собственное оборудование.

Звук для улицы рассчитывается по количеству людей по формуле: 30-40 Вт на 1 человека; для помещения: 1кВт на 100 человек. Но вообще оборудование надо выбирать не по кВт, а по dB. Как пишет одна компания по аренде и продаже звукового оборудования: “утюг тоже кВт, но не играет”. И ещё: прежде чем арендовать или покупать звуковое оборудование, посоветуйтесь с выступающими гостями: какой мощности им надо оборудование.

Если организуете сцену (а с ней артистам и музыкантам будет комфортнее), не забудьте сделать небольшой навес, особенно над техническим оборудованием - ведь погода штука не предсказуемая.

Свет и спецэффекты зависят уже от сугубо ваших пожеланий и финансовых возможностей.

Выбирая генераторы (опять же для мероприятия на улице) не забудьте просчитать их мощность: хватит ли её для вашего мероприятия? И очень важно помнить про заземление, иначе всё может сложиться очень-очень плохо.