Как руководить бизнесом более продуктивно и всё успевать?
«Кто выиграл время, тот выиграл все».
Жан Батист Мольер
Вы проснулись и готовы покорить этот мир. Вы уверены, что сегодня точно будете более продуктивны, чем обычно. «Наконец-то я выполню свой список дел, – думаете Вы. - К концу дня не останется ни одного пункта без гордой галки по-соседству». И вот Вы смотрите на часы: время уже далеко за полдень. И тут постепенно приходит осознание того, что да, Вы упорно трудились весь день, но список дел от этого совсем не убавился. На самом деле, он только увеличился.
Как же получилось так, что Вы начали день так энергично, постоянно работали, а в итоге ничего толком не сделали? Это, как правило, сводится к одному слову: перерывы. Любого рода "Есть минутка?" достаточно для того, чтобы прервать Ваш ход мысли. Взаимодействие между людьми может быть необходимым для любого предприятия, но это также и самый большой источник нарушения производительности.
Задача руководителя — наладить эффективную работу предприятия. Но чтобы этого добиться, стоит начать с себя. Только научившись грамотно управлять своим временем, можно требовать того же от своих сотрудников.
Итак, как установить баланс между взаимодействием с коллегами и результатами? Как руководить бизнесом более продуктивно и всё успевать? Попробуйте реализовать в своей работе эти простые методы, чтобы сократить пагубное воздействие перерывов на Вашу производительность:
1. Откажитесь от политики открытых дверей
Политика открытых дверей звучит хорошо, но на практике она приводит к постоянным перебоям в работе. Вместо того чтобы быть все время доступным для Ваших сотрудников, установите конкретные часы, когда люди могут прервать Вас от работы.
Политика открытых дверей - это современный и результативный подход в менеджменте, но не всем руководителям он позволит сосредоточится на своих делах.
2. Отключите оповещения электронной почты
Не отвечайте на электронную почту в течение всего дня. Проверяйте сообщения несколько раз в день, а не смотрите их сразу, как только они приходят. Отключив уведомления, Вы будете лучше контролировать общую ситуацию за день и сможете ответить на общие вопросы сразу.
3. Сортируйте дела
Если у Вас есть помощник или секретарь, попросите у него помощи в планировании Вашего дня. Пусть он перехватывает Ваши звонки в случае необходимости и назначает встречи с теми, кто хочет поговорить лично с Вами.
4. Подготовьте список Часто Задаваемых Вопросов (FQA)
Если люди прерывают Вас с одними и теми же вопросами, есть смысл создать документ «Часто Задаваемые Вопросы» и разместить его на сайте компании. Пусть все знают, что Вы будете очень признательны, если прежде чем приходить к Вам, они удостоверятся, не содержится ли ответ на их вопрос в FAQ.
5. Установите четкие сроки Вашей пиковой занятости в проектах
Если Вы заранее знаете, что определенный день Вы собираетесь посвятить конкретной задаче, пусть ваши коллеги также будут осведомлены об этом. Это снижает возможность того, что они будут прерывать Вас в этот день по текущим рабочим вопросам.
Дайте своим сотрудникам понять, что Вы не всегда можете уделить им время.
6. Установите сигнал
Когда я работала на автомобильном заводе, то наблюдала следующую ситуацию: мастерам было велено подавать сигнал операторам, когда они могут отвечать на их вопросы. Этим сигналом служило положение их кепок: если козырек направлен вперед – то мастера отвлекать нельзя, если же козырек отвернут назад – то он открыт для общения. Подобные методы применимы для всех сфер бизнеса, нужно лишь проявить фантазию. Только не держите Ваш сигнал в течение всего дня, а то он потеряет свою эффективность.
Попробуйте использовать по одной из этих шести тактик в течение недели, и через шесть недель Вы больше не будете задаваться вопросом, как руководить бизнесом более продуктивно и всё успевать. Начните свой путь к большей производительности и эффективности.
