Как выдать деньги под отчет по новым правилам?

С 1 июня 2014 года для бухгалтеров действуют новые правила ведения кассовых операций, которые регламентированы указанием Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У. Теперь для того чтобы организациям правильно выдать наличные деньги под отчет, следует придерживаться следующего порядка действий:

Убедитесь, что за работником не числится задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам. Выдавать деньги запрещено, если работник не закрыл долги по прошлым суммам.

Подача заявления от работника на имя руководителя теперь является необходимым условием. Регламентированной формы заявления не существует, есть лишь небольшие требования по его содержанию: в заявлении обязательно нужно указать сумму наличных денежных средств и дату возврата. Руководитель должен визировать выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату.

Данная процедура хорошо известна всем бухгалтерам. В Указании изменен лишь один ее аспект: теперь подписать РКО может не только главный бухгалтер, но и должностное лицо, работающее с организацией по гражданско-правовому договору.

В случае безошибочного оформления ордера, кассир выдает работнику наличные деньги и фиксирует проведенную операцию в кассовой книге.

Работник, получивший деньги, должен отчитаться за них. Согласно новым правилам, подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги, либо вернуть деньги в кассу.

Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что изменения ужесточили процедуру выдачи наличных денег под отчет. Но мы не сомневаемся, что мастера оперативного учета найдут выход из этой ситуации. Например, на форумах уже давно обсуждают вариант оформления возврата денежных средств по ранее полученным под отчет денежным средствам с целью оформления нового документа на большую сумму. Тем самым, закрывая долги по ранее оформленным документам, появляется возможность выдать подотчетному лицу новую денежную сумму.

В связи с новыми правилами возникает вполне резонный вопрос: может куда проще переводить деньги работнику на банковскую карту? Если Вы решили, что безналичными расчетами куда удобнее проводить передачу денежных средств, то можете спокойно использовать этот способ, законодательство не запрещает.