Выбор автоматизированной системы бюджетирования

Автоматизировать процесс бюджетирования можно только тогда, когда в компании или на предприятии есть к чему применить автоматизацию. Должен существовать порядок того, как составляется и утверждается смета, административно вестись учёт получения актуальных данных о выполнении программ бюджетирования на предприятии. В большинстве случаев вопросы управленческого учета и автоматизации поднимаются параллельно.

На первых порах для упрощения бюджетирования можно использовать традиционное офисное приложение Microsoft Excel. Когда набор предлагаемых функций перестаёт устраивать, обычно задумываются над переходом к отдельной автоматизированной системе. Этап изменения программного обеспечения приводит и к попыткам оптимизировать, упростить бюджетирование.

Автоматизированная система должна получать всю информацию, связанную с основными финансовыми показателями компании. В некоторых случаях такая программа даже может отображать движение документов между отделами. Поэтому часто люди, не знакомые с системой думают, будто автоматизировать можно учёт всего происходящего на предприятии. Но скорее это применимо только к составлению смет, проверке исполнимости бюджета и его анализу. Научить же приложение функциям, которые ему несвойственны, либо невозможно, либо неоправданно дорого.

Выбирать систему автоматизации для своего бизнеса лучше тогда, когда точно спроектированы требования к программе. Не всегда применимы обычные системы автоматизации бюджетов. Допустим, на предприятии выполняются очень сложные и нестандартные задачи, которые объединяются в единый процесс. Тогда программный продукт должен подстраиваться, быть гибким и уметь модифицироваться. Если это важно, то лучше выбрать комплексное решение для управления ресурсами, иначе называемое ERP-системой.

Основное достоинство использования отдельных пакетов программного обеспечения длябюджетирования – это узкая специализация их на заранее определенных функциях. Автоматизации будет подвергнуто чаще всего составление годовых планов и прогнозов, а также сопоставление данных (истинных и предполагаемых). При этом каждая система нуждается в обратной связи с механизмами, определяющими другие процессы на производстве. Сопоставить данные разных систем, обеспечить обмен этими данными иногда действительно очень сложно.

Легче применить на практике бюджетный модуль, входящий в крупный программный блок, объединяющий сразу все системы. Но и у автоматизированных комплексов есть слабые места, чаще всего они обладают слаборазвитым аппаратом для планирования. Также эти единые системы уступают своим аналогам, если составление бюджетов должно быть распределённым или составляться на основе разных экономических моделей.

Намного проще будет, если на предприятии используются автоматизированные программы, для которых существуют отдельные дополнения. Так, компании, пользующиеся продуктами линии «Oracle E-BusinessSuite» могут воспользоваться такими техническими средствами для бюджетирования как «OracleFinancial Analyzer». Аналогично с производствами, заточенными под «1С: Предприятие»: для них существует серия продуктов от ГК «Инталев», созданных на той же платформе. К сожалению, не для всех остальных технологических платформ есть готовый ответ на вопрос, как быстро автоматизировать бюджет.